Microsoft Office 365 speichert alles in Sharepoint, z.B. E-Mails und Anhänge aus Outlook und alle Files aus Teams. Mit Programmen wie Purview (s.u.) kann der MS Office Administrator die E-Mails und Anhänge direkt lesen. In Österreich ist das “prinzipiell nicht verboten”(sic!).
Seit 2025 gibt es die Cloud-Region „Austria East“ mit drei Rechenzentren rund um Wien, damit Daten auf Wunsch(!) innerhalb Österreichs gespeichert werden können. Zusätzlich verweist Microsoft auf die EU-Datengrenze für viele Dienste. Microsoft verspricht keine absolute digitale Souveränität, sondern ein Bündel an Kontrollen, die Zugriffe erschweren, begrenzen, dokumentieren und teilweise vom Kunden abhängig machen. Microsoft schließt vor allem unkontrollierten Zugriff aus, nicht jeden Zugriff. Möglich bleiben insbesondere rechtlich erzwungene Offenlegungen, kontrollierte Microsoft-Supportzugriffe und Ausnahmen/Transfers trotz EU-Datengrenze.
Quelle: Wie Microsoft digitale Souveränität in Österreich ermöglicht
Products provided by your organization—notice to end users If you use a Microsoft product with an account provided by an organization you are affiliated with, such as your work or school account, that organization can:
[list]
[*]Control and administer your Microsoft product and product account, including controlling privacy-related settings of the product or product account.
[*]Access and process your data, including the interaction data, diagnostic data, and the contents of your communications and files associated with your Microsoft product and product accounts.[/list]
(Quelle: https://www.microsoft.com/en-us/privacy/privacystatement#mainnoticetoendusersmodule)
Das Lesen der Mails und Anhänge funktioniert mit Microsoft Purview.
Mails lokal speichern mit Thunderbird
Mozilla Thunderbird ist ebenso wie Firefox aus europäischer Sicht interessant, weil es eine unabhängige Alternative zu den großen, eng an Cloud-Plattformen gebundenen Mail-Ökosystemen ist.
Der E-Mail Client Thunderbird hat ein Konto namens Lokale Ordner - ein besonderes Konto, da keine Identitäten mit ihm verknüpft sind. Wenn ich Mails und meine ganze Ordnerstruktur dorthin verschiebe, dann verschwinden sie aus Sharepoint. Um das Backup muss ich mich allerdings selbst kümmern, dazu später. Aus dem lokalen Ordner heraus kann ich wie gewohnt antworten und weiterleiten.
So lange die Mails am Server liegen, sind sie dort mit Purview einsehbar. Ein automatisches Verschieben bei Eintreffen funktioniert leider nicht, da die lokalen Ordner nur bei eingeschaltetem Laptop und laufendem Thunderbird verfügbar sind. Man kann die Speicherdauer am Server und somit die Chance auf ungewolltes Mitlesen durch Dritte reduzieren, aber nicht eliminieren. Die allerbeste Privacy hat man, wenn man eine Nicht-Microsoft-Mailadresse verwendet. Nächste Woche werde ich mich mit E-Mails und dienstlicher Einsichtnahme beschäftigen.
Endgültigen Ordner in Outlook Web leeren
- Ordner „Gelöschte Elemente“ leeren
- „Recover items deleted from this folder“ → „Empty folder“
Automatisches Backup der lokalen Ordner
Proton Drive kann Dateien und ganze Ordner synchronisieren. Im Gegensatz zu Microsoft OneDrive werden die Files aber nicht von Originalspeicherplatz in einen speziellen Synchronisierungsordner verschoben, sondern bleiben in der gewohnten Ordnerhierarchie. In Thunderbird kann man in den Konteneinstellungen den Speicherplatz der lokalen Ordner einsehen und konfigurieren.
Synchronisierung in Proton Drive einschalten:
- Proton Drive –> Mein Computer –> Ordner hinzufügen (Pfad zu Thunderbirds “Lokale Ordner”)
- Schieberegler nach rechts schieben, um die Synchronisierung für den gewählten Ordner einzuschalten
Selbstverständlich kann ProtonDrive nicht nur MailBackups synchronisieren, je nach Abo steht unterschiedlich viel Speicherplatz zur Verfügung - bei Proton Unlimited beispielsweise 500 GB. Für mich ist das ausreichend, da nicht alle Daten live synchronisiert werden müssen. Alles, was sich nicht oder selten ändert, liegt in der Hetzner Storage Box, wie in Folge #2 beschrieben.
